Jedna z najgłębszych reform Zakładu Ubezpieczeń Społecznych od ponad dwóch dekad zbliża się wielkimi krokami. Rządowy projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (UDER90), przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zakłada przejęcie przez ZUS kluczowych obowiązków płatników składek. To fundamentalna zmiana, która w praktyce oznacza, że Zakład – korzystając z nowego systemu Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego – samodzielnie sporządzi dokumenty, ustali podstawy wymiaru składek i przygotuje rozliczenia, a przedsiębiorcy będą zobowiązani jedynie do ich zatwierdzania.
Projekt nazywany deregulacyjnym (DER) ma zreformować sposób przekazywania danych, rozliczania składek oraz kontaktu z instytucją ubezpieczeniową. Autorzy podkreślają, że proponowane zmiany zdejmą z przedsiębiorców konieczność cyklicznego składania dokumentów i uzupełniania licznych formularzy. Według uzasadnienia celem jest „maksymalne uproszczenie procedur i ograniczenie obciążeń biurokratycznych”, co szczególnie ważne dla ponad 1,78 mln osób opłacających składki wyłącznie za siebie.
Etapowe wchodzenie zmian. Nowy system od 2028 roku, pełna reforma od 2031 roku
Reforma ma zostać wdrożona stopniowo. Pierwszy etap, planowany na 1 stycznia 2028 roku, obejmie osoby samozatrudnione. W tej grupie obowiązki płatników zostaną ograniczone wyłącznie do przekazywania informacji o przychodach, dochodach oraz deklarowanej podstawie wymiaru składek zdrowotnych. Całość pozostałych czynności przejmie ZUS.
W drugim etapie, od 1 stycznia 2031 roku, nowe zasady obejmą pozostałych płatników – przedsiębiorców zatrudniających pracowników, podmioty gospodarcze, organizacje i instytucje. Ustawodawca podkreśla, że tak odłożony termin jest niezbędny, by zarówno ZUS, jak i biznes, mogły dostosować swoje systemy informatyczne do nowych standardów.
Rewolucyjna zmiana odpowiedzialności. ZUS będzie przygotowywał rozliczenia zamiast przedsiębiorcy
Zgodnie z projektem Zakład Ubezpieczeń Społecznych przejmie ciężar przygotowywania dokumentacji ubezpieczeniowej. W uzasadnieniu wskazano, że „propozycje dokumentów ubezpieczeniowych sporządzane będą przez ZUS, a płatnik potwierdzi ich poprawność lub wniesie korektę”. Dotychczas przedsiębiorcy samodzielnie wypełniali i składali deklaracje, co – jak informuje projekt – generowało co miesiąc około 52,5 tys. postępowań wyjaśniających z powodu błędów.
Nowe przepisy przewidują również domniemanie zatwierdzenia dokumentów. Oznacza to, że jeżeli płatnik nie potwierdzi lub nie skoryguje rozliczenia w terminie, zostanie ono uznane za przyjęte. Mechanizm ten ma działać analogicznie do funkcjonującego już systemu w rozliczeniach podatkowych.
Jednolity Plik Ubezpieczeniowy – fundament reformy
Centralnym elementem zmian jest Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU). Będzie to zestaw danych przekazywanych przez płatnika za pośrednictwem eZUS, umożliwiający Zakładowi sporządzanie pełnej dokumentacji – od zgłoszeń, przez rozliczenia, aż po ustalenie prawa do świadczeń.
W praktyce przedsiębiorcy będą dostarczać jedynie te informacje, których ZUS nie posiada w swoich rejestrach lub w rejestrach zewnętrznych, takich jak bazy Ministerstwa Finansów. Chodzi m.in. o dane dotyczące przychodów, niezdolności do pracy czy przerw w działalności. Na podstawie JPU ZUS ma automatycznie uwzględniać:
- przerwy w pracy z powodu choroby,
- przekroczenie rocznej górnej podstawy wymiaru składek,
- obowiązki składkowe dotyczące dodatkowych osób,
- dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń.
Wszystkie dokumenty mają być udostępniane płatnikom w formie elektronicznej.
Nowe obowiązki, nowe terminy i nowe procedury
Projekt zakłada również istotną zmianę terminów rozliczeń. Każdy płatnik będzie zobowiązany do zatwierdzenia danych i rozliczeń przygotowanych przez ZUS do 5. dnia miesiąca. Po zatwierdzeniu Zakład wystawi notę składkową z wyliczoną kwotą do zapłaty, którą przedsiębiorca ureguluje poprzez indywidualny rachunek składkowy.
Nowe regulacje obejmują też mechanizmy dotyczące sytuacji, w których płatnik nie dostarczy wymaganych danych. W takich przypadkach ZUS sporządzi rozliczenia na podstawie ostatniego JPU lub przyjmie najniższą obowiązującą podstawę wymiaru składek.
Wprowadzony zostanie również pięcioletni okres, po którym nie będzie możliwa zmiana danych na koncie ubezpieczonego, chyba że na podstawie prawomocnego wyroku sądu. Ponadto, co roku – do 28 lutego – ZUS ma automatycznie udostępniać na eZUS roczną informację o składkach.
Największa przebudowa ustawy od 1998 roku
Reforma oznacza głębokie zmiany w licznych przepisach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przebudowany ma zostać między innymi rozdział 4 ustawy, dotyczący zgłoszeń, prowadzenia kont ubezpieczonych, rozliczeń oraz zasad przekazywania danych. Pojawią się nowe rozporządzenia wykonawcze dotyczące sposobu przesyłania JPU, danych niezbędnych do ustalania świadczeń oraz trybu postępowania w sprawach rozliczeniowych.
Skala zmian powoduje, że projekt określa się jako przełomowy – zarówno ze względu na zakres ingerencji w dotychczasowe procedury, jak i z uwagi na cyfrowy charakter nowego modelu obsługi płatników.
Oczekiwane korzyści według rządu
Ustawodawca przekonuje, że reforma przyniesie wymierne korzyści. W uzasadnieniu projektu wskazano m.in.:
- znaczące ograniczenie obowiązków sprawozdawczych po stronie płatników,
- automatyzację procesów i zmniejszenie liczby błędów,
- redukcję liczby postępowań wyjaśniających,
- zwiększenie bezpieczeństwa i pewności rozliczeń,
- wzmocnienie zaufania do systemu ubezpieczeń społecznych poprzez przejęcie odpowiedzialności przez „wyspecjalizowany organ państwowy”.
Reforma ma być jednocześnie zmianą technologiczną i systemową. Przenosi bowiem kluczowe obowiązki z przedsiębiorców na ZUS, zmieniając sposób działania i filozofię funkcjonowania systemu ubezpieczeń społecznych.
